De opdracht bestaat uit het leveren, implementeren en onderhouden van een tijdregistratie- en personeelsplanningssysteem voor het personeel van stad Hasselt en aan de stad gelinkte entiteiten.
Het systeem moet alle tijdregistraties kunnen registreren en consolideren binnen één logisch geïntegreerd geheel, ongeacht statuut, werkrooster of rechtspositieregeling.
Het lokaal bestuur Hasselt wil eveneens het personeelsplanningssysteem voor de woonzorgcentra van HOGEVIJF vervangen. In het kader van deze aanbesteding willen we prioritair inzetten op een personeelsplanningssysteem voor HOGEVIJF en de buitenschoolse kinderopvang. Naar de toekomst toe moet de planning uitgebreid kunnen worden naar andere diensten zoals de technische diensten van stadsbeheer, burgerzaken, zwembad, enz.
Het systeem moet geïntegreerd zijn met tijdregistratie zodat er sprake is van onmiddellijke datasynchronisatie en volledige dataconsistentie voor beide aspecten.
Stad Hasselt zal als aankoopcentrale fungeren voor de Stad Hasselt, OCMW Hasselt, Crematorium NV, AGB Stadsontwikkeling Hasselt en alle verzelfstandigde agentschappen van Stad Hasselt en OCMW Hasselt. De aan de stad gelinkte entiteiten kunnen gebruikmaken van de diensten van deze aanbesteding en dit aan dezelfde voorwaarden.
De opdracht betreft:
- De levering en implementatie van een geïntegreerd softwarepakket voor tijdregistratie en personeelsplanning;
- De installatie/implementatie van dit softwarepakket inclusief migratie/omzetting van noodzakelijke gegevens uit het bestaande pakket;
- Het mee op punt stellen van alle technische en organisatorische maatregelen m.b.t. informatieveiligheid, GDPR en AI (waar relevant) om te voldoen aan wetgevende vereisten;
- Het integreren van het nieuwe softwarepakket met software van o.a. personeelsadministratie en loonverwerking;
- Het onderhoud en ondersteuning van het softwarepakket;
- De levering, installatie en het onderhoud van fysieke tik- of prikklokken op verschillende locaties op Hasselts grondgebied.
In het kader van de opdracht “Aankoopcentrale Stad Hasselt – Tijdregistratie en personeelsplanning" werd een selectieleidraad met nr. 2025-6349 opgemaakt door dienst aankopen en de betrokken diensten.
Deze opdracht wordt door de complexiteit van de opdracht niet opgesplitst in percelen.
De totale uitgave voor deze opdracht met verlengingen wordt geraamd op € 782.644,63 euro excl. btw of € 947.000,00 euro incl. 21% btw.
De opdracht wordt afgesloten voor een duur van 60 maanden met een verlenging (stilzwijgend) van 60 maanden.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden), en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het besluit van de gemeenteraad van 25 maart 2025 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
De kredieten voor deze uitgave zijn voorzien op:
In de selectiecriteria wordt er rekening gehouden met informatieveiligheid en privacy door de opname in de selectiecriteria van:
De gemeenteraad keurt de gunningswijze, de selectieleidraad, de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie voor de opdracht “Aankoopcentrale Stad Hasselt – Tijdregistratie en personeelsplanning”, opgesteld door dienst aankopen goed.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
OCMW, AGB Stadsontwikkeling Hasselt, Crematorium Hasselt NV en alle toekomstige verzelfstandigde agentschappen van Stad en OCMW Hasselt.