2026_GR_00067 - Oprichting projectvereniging - 'erfgoedcel Halen, Hasselt en Herk-de-Stad' - Statuten, oprichtingsakte, samenwerkingsovereenkomst en aanduiding gemandateerden - Goedkeuren

Samen met Halen en Herk-de-Stad namen we vorig jaar het engagement om intergemeentelijk samen te werken rond immaterieel en cultureel erfgoed.
Dit gebeurt in de vorm van een erfgoedcel, gebaseerd op gedeelde en gedetecteerde noden binnen de drie gemeenten.

De Vlaamse Overheid voorziet, na goedkeuring van het dossier, werkingssubsidies voor dit intergemeentelijk samenwerkingsverband. Een opstartende erfgoedcel ontvangt doorgaans 200.000 euro werkingssubsidies per jaar voor een periode van zes jaar. Dit betekent een multiplicatoreffect waarbij de gemeentelijke bijdrage van 0,5 euro per inwoner verviervoudigd wordt. Met deze middelen kunnen twee personeelsleden worden aangeworven om de werking uit te bouwen voor de regio Halen, Herk-de-Stad en Hasselt en projecten worden uitgerold.

Om tot een subsidieaanvraag te komen, werd een planningstraject met relevante ambtenaren opgezet en een stuurgroep met de bevoegde schepenen samengesteld.
Deze kwam in oktober, november en december tweewekelijks samen. Deze input werd samengebracht in een subsidieaanvraag, die ter kennisgeving bij deze nota zit.
 Op 6 januari vond er een inspraakmoment in de Markthallen in Herk-de-Stad plaats met 70 betrokken erfgoedactoren uit de 3 gemeenten.

Op basis van de gedeelde noden kwamen we tot volgende prioriteiten verwerkt in het subsidiedossier:

• een inhaalbeweging rond het inventariseren van erfgoedobjecten en tradities, inclusief waardering: wat is waardevol om te bewaren en hoe moet dit gebeuren?
• digitalisering: vindbaarheid en aanwezigheid van het erfgoed online
• de zichtbaarheid van erfgoed in de gemeente en de jaarlijkse organisatie van erfgoeddag
• specifieke erfgoedprojecten, zoals immaterieel erfgoed (o.a. dialect) en intergenerationele projecten
• ondersteuning van verenigingen en erfgoedinitiatieven, onder meer via uitleendienst en groepsaankopen

Voor de oprichting van de erfgoedcel is een juridische structuur met rechtspositieregeling noodzakelijk, zodat personeel kan worden aangeworven. Deze samenwerkingsvorm is bedoeld om een duidelijk omschreven ondersteunende dienst of project te realiseren voor de deelnemende gemeenten. Het betreft een vereniging zonder beheersoverdracht: de deelgenoten keuren de statuten goed die de werking bepalen. Het huidige voorstel werd besproken met de drie betrokken schepenen van de deelnemende gemeenten.

• De projectvereniging wordt opgericht voor de duur van 6 jaar met ingang van 1/1/2027. 
  Aangezien de Vlaamse middelen worden toegekend voor een periode van zes jaar.
• De projectvereniging draagt als naam “Erfgoedcel Halen, Hasselt en Herk-de-Stad”
• De projectvereniging wordt geleid door een raad van bestuur. Elke deelnemende gemeente duidt één stemgerechtigd lid en één plaatsvervangend lid van dit stemgerechtigd lid aan. Stemgerechtigde leden moeten lid zijn van het college van burgemeester en schepenen of van de gemeenteraad. Daarnaast duidt iedere gemeente één afgevaardigde aan als lid met raadgevende stem: deze afgevaardigde is een oppositieraadslid in de deelnemende gemeente.
• De leden van de raad van bestuur ontvangen geen presentiegeld.

• Alle beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij deze meerderheid bereikt moet worden zowel in het geheel als in de groep van de bestuurders die door de deelnemende gemeenten werden aangewezen.  

• De voorzitter zal gekozen worden uit de stemgerechtigde leden. 
• Tot de taken van de raad van bestuur behoren:

• het benoemen van de accountant zoals voorzien in artikel 404 Decreet Lokaal Bestuur;  
• het aanduiden van een boekhoudkantoor; 
• het aanduiden van haar voorzitter; 
• het vaststellen van de jaarrekening; 
• het opmaken van een activiteitenverslag; 
• de beslissingen inzake het personeelsbeleid; 
• het rapporteren aan de Vlaamse Regering cf. art. 404, §6 DLB. 

• De boekhouding wordt gevoerd overeenkomstig de wetgeving op de boekhouding van ondernemingen en met naleving van de richtlijnen die de overheid uitvaardigt met betrekking tot de boekhoudkundige verrichtingen. 
• ln geval van vereffening van de projectvereniging worden de activa, na aanzuivering van de eventuele passiva, overgedragen aan de deelnemende gemeenten in onderling overleg, en bij gebreke daaraan in verhouding tot de betaalde financiële bijdragen.

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

Cultureelerfgoeddecreet van 23 december 2021

Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019

De Omzendbrief KBBJ/ABB 2022/1

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen

Voor Hasselt bedraagt de financiële bijdrage 0,5 euro per inwoner per jaar tussen 2027 en 2032.

MJP002372 - BE - Bovenlokaal samenwerkingsverband IGS roerend en immaterieel erfgoed (erfgoedcel)
Beschikbaar budget: €45.000
Resterend budget: €0 (rekenend aan 90.000 inwoners)

Hiernaast zal de Stad Hasselt ook een bijdrage in infrastructuur doen door bureauruimte te voorzien.

De projectvereniging wordt opgericht vanaf 1/1/2027 maar alvorens zo ver is, zijn er aantal voorbereidende fasen nodig.
Via de samenwerkingsovereenkomst keuren de 3 gemeenten Halen, Herk-de-Stad en Hasselt het goed dat stad Hasselt in voorbereiding reeds volgende handelingen zal stellen in naam van de projectvereniging in oprichting: 

• Het voorleggen van de oprichtingsakte aan de toezichthoudende overheid en het bekendmaken van de oprichtingsakte in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad; 
• Het indienen van het aanvraagdossier voor erkenning van de erfgoedcel; 
• Het aanstellen van een accountant; 
• Het aanstellen van een boekhoudkantoor; 
• Het voorzien van hard- en software;  
• Het voeren van een aanwervingsprocedure voor het aanwerven van 2 profielen die vanaf 1/1/2027 zullen worden uitgeleend aan de projectvereniging, dan wel worden aangesteld door de projectvereniging, doch deze aanwerving zal pas opgestart worden na erkenning als erfgoedcel. 
  

Via de samenwerkingsovereenkomst verbinden de 3 gemeenten zich ertoe deze handelingen te erkennen en over te nemen binnen de projectvereniging van zodra deze is opgestart. 
De kosten voor het uitvoeren van voorgaande handelingen door stad Hasselt inclusief het ingewonnen juridisch advies zullen worden doorgerekend aan de projectvereniging. 
Enkel de personeelsinzet vanuit de 3 deelnemende gemeenten zullen in de voorbereidende fase zal niet doorgerekend worden.