Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt dat elk lokaal bestuur dient in te zetten op een onderbouwd systeem van organisatiebeheersing.
Vanuit de dienst organisatiebeheersing werd een nieuw kader voor organisatiebeheersing opgemaakt ter vervanging van het huidige kader organisatiebeheersing zoals werd goedgekeurd op de raden van 23 juni 2020.
Het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) bepaalt dat elk lokaal bestuur dient in te zetten op een onderbouwd systeem van organisatiebeheersing.
Op de raden van 23 juni 2020 werd daarom een Hasselts kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd. Dit kader was echter aan vervanging toe omwille van 2 grote redenen:
Met dit nieuwe kader voor organisatiebeheersing willen we niet enkel tegemoet komen aan onze decretale verplichtingen (zie Decreet Lokaal Bestuur) waarin gesteld wordt dat elk lokaal bestuur moet beschikken over een organisatiebeheersingssysteem, maar willen we ook verder werk maken van ons voortdurend streven naar verbetering in onze organisatie.
Artikel 217 Decreet Lokaal Bestuur (DLB): Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men: 1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst; 2° wetgeving en procedures naleeft; 3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt; 4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Artikel 218 DLB: Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Artikel 219 DLB: Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Artikel 220 DLB: De algemeen directeur kan, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.
Het kader organisatiebeheersing zelf heeft geen financiële impact.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het kader voor organisatiebeheersing van Groep Hasselt goed.