Het stadsarchief wil gebruik maken van het digitale archiefbeheer, in eerste instantie van het Serieregister en het E-depotbeheerssysteem.
Daarom is het wenselijk toe te treden tot de raamovereenkomst van de Vlaamse Gemeenschap - Het Facilitair Bedrijf.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten.
De toetreding omvat geen aankoopverplichting.
Het agentschap Facilitair Bedrijf treedt op als aankoopcentrale in de zin van art. 2, 6° van de Wet Overheidsopdrachten voor de klanten die tot de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en Vlaamse Gewest behoren, waaronder de lokale overheden.
In het kader van de opdracht "Een SaaS archief- en e-depotbeheerssysteem voor de Vlaamse overheid " (besteknummer 2018/HFB/MPMO/41019) werd een plaatsingsprocedure gevoerd door het Facilitair Bedrijf. De opdracht werd op 5 april 2019 door de Vlaamse Regering toegewezen aan Cronos voor beide percelen (Perceel 1 - SaaS serieregister, Perceel 2 - Saas archief en e-depotbeheerssystem).
Groep Hasselt kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken conform de voorwaarden van het desbetreffende bestek waardoor men krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.
Het is aangewezen dat groep Hasselt gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
- De in de aankoopcentrale voorziene systemen en diensten voldoen aan de behoefte van het bestuur,
- Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren,
- Groep Hasselt is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting).
Er zal bij een eventuele afname via deze raamovereenkomst altijd goedkeuring gevraagd worden aan het college.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36, en meer bepaald artikels 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het betreft een toetredingsbeslissing tot de aankoopcentrale van de Vlaamse Gemeenschap - Het Facilitair Bedrijf. Er is geen aankoopverplichting.
De gemeenteraad keurt goed dat groep Hasselt beroep doet op de aankoopcentrale van de Vlaamse Gemeenschap - Het Facilitair Bedrijf
voor het gebruik van het digitale archiefbeheer, aangeboden via de raamovereenkomst “Een SaaS archief- en e-depotbeheerssysteem voor de Vlaamse overheid” (bestek 2018/HFB/MPMO/41019).
Dit houdt geen aankoopverplichting in.