In het kader van de digitalisatie wenst stad Hasselt haar gearchiveerde vergunningen te digitaliseren. Hieronder vallen onder andere de stedenbouwkundige dossiers, de milieudossiers, de verkavelingsdossiers, en afhankelijk van de kostprijs, de bouwmisdrijf dossiers.
Naast de tijdswinst die het werken met digitale dossiers voor de dienst vergunningen zal opleveren, zal er ook een betere en snellere dienstverlening verstrekt kunnen worden richting burgers en andere externe belanghebbenden (notarissen, ...)
In totaal dienen er ongeveer 55.800 dossiers gedigitaliseerd te worden uit de periode tussen 1962 en 2017.
In het kader van de opdracht “Digitalisering archief vergunningen” werd een bestek met nr. 2022-5159 opgesteld door de dienst aankopen.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 435.537,19 excl. btw of € 527.000,00 incl. 21% btw.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
De gemeenteraad verleende in zitting van 28 juni 2022 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De kandidaturen dienden het bestuur ten laatste op 2 augustus 2022 om 10.00 uur te bereiken.
De dienst aankopen stelde op 17 augustus 2022 een verslag van nazicht van de kandidaturen op.
Uit bijgaand proces-verbaal van de opening van kandidaatstellingen van 2 augustus 2022 blijkt dat volgende kandidaturen werden ontvangen:
- Bpost NV, Anspachlaan 1, bus 1 te 1000 Brussel
- CANON BELGIUM NV, Berkenlaan 3 te 1831 Diegem
- Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V., Parabool 2 te NL-3364 DH Sliedrecht
- Graphic Art BV, Gentse Baan 66 - 106A te 9100 Sint-Niklaas
- Iron Mountain Belgium nv, Verbrandebrugsesteenweg 58 te 1850 Grimbergen
- Ninestars Bulgaria EOOD, 84 Aleksandar Stamboliyski Blvd, Floor 4, Office 17 te BG-1303 Sofia
- Oasis data & document management, Slachthuisstraat 25 te 2300 Turnhout
- Paragon Customer Communications Belgium NV, Dellestraat 25/2 te 3500 Heusden-Zolder
- TWI vzw, Linthoutbosstraat 37 te 1200 Sint-Lambrechts-Wolluwe
- Vandenbroele Productions bv (Datargus), Lieven Bauwensstraat 33 te 8200 Brugge
- Youston nv, Mondeolaan 1 te 3600 Genk
In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. 2022-5159 opgesteld door de dienst aankopen.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
De kredieten voor deze opdracht zijn voorzien op:
Raming: € 435.537,19 excl. btw of € 527.000,00 incl. btw 21%
ARK: 21100000
Investering
Kredieten worden voorzien via anders budgetteren.
ORBA: PA6027 - Digitalisering archief van stedenbouwkundige- en milieuvergunningen
Projectbedrag volgens ORBA-project: € 527.000,00
Borg: ja
Prijsherziening: ja
De gemeenteraad keurt het bestek met nr. 2022-5159 en de raming voor de opdracht “Digitalisering archief vergunningen”, opgesteld door de dienst aankopen, goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 435.537,19 excl. btw of € 527.000,00 incl. 21% btw.
De gemeenteraad keurt het verslag van nazicht van de kandidaturen van 17 augustus 2022 voor deze opdracht, opgesteld door de dienst aankopen, goed.
Het verslag van nazicht van de kandidaturen in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van de meerjarenplanning, op algemene rekening 21100000.