In het kader van de opdracht “Aankoopcentrale Stad Hasselt - Digitalisering en automatisering Vrije tijd en Toerisme” werd een bestek met nr. 2021-0172-01 opgesteld door de dienst aankopen in samenwerking met de betrokken diensten.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 476.553,72 excl. btw of € 576.630,00 incl. 21% btw.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 12 maanden, nadien jaarlijks stilzwijgend verlengbaar telkens voor een periode van 12 maanden, met een definitief einde uiterlijk 120 maanden na de gunning van de opdracht.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
De procedure wordt gevoerd in opeenvolgende fases waarbij het aantal te onderhandelen offertes geleidelijk verminderd wordt. In de eerste fase kunnen geïnteresseerde kandidaten een aanvraag tot deelneming indienen en zal er worden gekeken of zij voldoen aan de selectiecriteria die worden opgenomen in de selectieleidraad. Alle geselecteerde kandidaten worden in een 2de fase uitgenodigd om een offerte in te dienen.
Stad Hasselt treedt op als aankoopcentrale voor Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt en Stad Turnhout bij de gunning van de opdracht.
Op vraag van Stad Turnhout wordt deze laatste ook opgenomen in het bestek. Besturen die hun naam laten vermelden, kunnen later gebruik maken van de gunning zonder een eigen procedure te voeren. Er is geen enkele aankoopverplichting.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investerings- en exploitatiebudget van 2021 en volgende jaren.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) en artikel 57,en inzonderheid artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Groep Hasselt wenst de digitale oplossingen van het departement Vrije Tijd en Toerisme te rationaliseren en moderniseren. We wensen als organisatie dan ook een grote stap voorwaarts te zetten in onze klantgerichtheid.
De scope van dit project is om reservatieprocessen (gidsen, zwembadbeurten, museumbezoeken, sportinfrastructuur, sportkampen, speelpleinen, …), ticketverkoop en evenementenbeheer te ondersteunen door een toekomstbestendige digitale oplossing die inzetbaar is binnen meerdere diensten van de directie Vrije Tijd, met inbegrip van noodzakelijke koppelingen met andere platformen van Groep Hasselt (voor boekhouding, aankoop- en voorraadbeheer, meldingen en werkorders, relatiebeheer, Gipod,…)
De oplossing zal voorzien in een generiek proces van zoektocht naar info, (inloggen,) reserveren/inschrijven, betalen, bevestigen, (annuleren,) tot effectief plaatsvinden van de vrijetijds-activiteit met personalisaties specifiek aan de dienst, waar nodig.
Stad Hasselt wenst dan ook als aankoopcentrale voor Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt een overeenkomst af te sluiten met een dienstverlener voor de digitalisering en automatisering van de diensten binnen het departement Vrije Tijd en Toerisme. Op vraag van Stad Turnhout wordt deze laatste ook opgenomen in het bestek als mogelijke afnemer, zonder aankoopverplichting.
Investeringsbudgetten
- MJP nummer: MJP004495
- Algemene rekening: 21100000
- Basis- of beleidsbudget: beleidsbudget
- PA nummer (Orba): PA5751
- MJP nummer: MJP004519
- Algemene rekening: 21100000
- Basis- of beleidsbudget: beleidsbudget
Exploitatiebudgetten
- MJP nummer: MJP005008
- Algemene rekening: 61301000
- De omschrijving van het mjp nummer: BE - ISP - VRT - Roadmap voor diverse digitaliseringsaanvragen Vrije Tijd
- Het totale budgetbedrag van het mjp nummer: € 130.000,00 (2022), te verdelen over 3 jaar zijnde € 43.333,00 per jaar vanaf jaar 2 t.e.m jaar 4.
- Het restbudget op mjp nummer en wat hier de bedoeling mee is nl:
- MJP nummer: MJP004446 vanaf jaar 5
- Algemene rekening: 61301000
- De omschrijving van het mjp nummer Onderhoudscontracten ICT (MJP000018)
- Het totale budgetbedrag van het mjp nummer: n.v.t - pas vanaf jaar 5
- Het restbudget op mjp nummer en wat hier de bedoeling mee is nl:
- PA nummer (Orba) PA5751
- Borg: nee
- Prijsherziening: Ja
De gemeenteraad keurt de selectieleidraad, de selectievereisten, de gunningswijze, het bestek met nr. 2021-0172-01, de raming en de opstart van de plaatsingsprocedure voor de opdracht "Digitalisering Vrije Tijd en toerisme" opgesteld door dienst aankopen in samenwerking met de betrokken diensten, goed.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 476.553,72 excl. btw of € 576.630,00 incl. 21% btw.
Overeenkomstig artikel 38, § 4 van de wet van 17 juni 2016.
Enkel de geselecteerde kandidaten, vanuit de kandidaatstelling, ontvangen het bestek en worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Deze uitnodigingen worden verstuurd vanaf het e-tendering platform.
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
In toepassing van artikel 2, 6°a en 7°b van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal Stad Hasselt optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden of aanbestedende entiteiten, meer bepaald: Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt en Stad Turnhout.
De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2021 en volgende jaren, op budgetcodes 21100000/ALO/0119/ICT (actie/raming AC000181/MJP004495) en 21100000/ALO/0520/BEZ (actie/raming AC000258/MJP004519) voor wat betreft de software voor digitalisering en automatisering Vrije tijd en toerisme en de software - kosten voor conversie van huidige gegevens.
De uitgave voor het exploitatiebudget op budgetcodes vanaf jaar 2 t.e.m. jaar 4 61301000/ALO/0740/SPA (actie/raming AC000258/MJP005008) en vanaf jaar 5 t.e.m. jaar 10 op budgetcode 61301000/ALO/0119/ICT (actie/raming AC000003/MJP004446) voor wat betreft de jaarlijkse kosten voor hosting, kosten voor het onderhoudscontract, kosten voor de SLA.