2021_GR_00197 - Aankoopcentrale Stad Hasselt - Digitalisering Vrije Tijd en Toerisme (heropstart) - Lastvoorwaarden, gunningswijze en publicatie selectieleidraad - Goedkeuren

Raming: € 219.834,71 excl. btw of € 266.000,00 incl. 21% btw
Volgnummer: MJP004446 (vanaf jaar 5) - BA - ICT - Onderhoudscontracten en lonen Algemeen ICT
Algemene rekening: 61301000
Basisbudget

Totaal beschikbaar bedrag volgnummer:  N.V.T.*  (pas vanaf jaar 5)
Saldo: N.V.T. - besteksvaststelling 

* Voorzien voor project PA5751 - € 55.000,00  per jaar vanaf jaar 5 t.e.m jaar 10

 PA nummer (Orba) PA5751     

Borg: nee
Prijsherziening: Ja

De  eerste plaatsingsprocedure voor 'Aankoopcentrale Stad Hasselt - Digitalisering Vrije Tijd en Toerisme" werd stopgezet omdat er bij de opening van de kandidatuurstellingen op woensdag 2 juni 2021 werd vastgesteld dat er slechts 1 kandidaat zich heeft ingeschreven. Ondanks het feit dat het dossier veelvuldig werd gedownload stelden we vast dat er onvoldoende mededinging was en werd er door de interne klant beslist deze procedure stop te zetten. Uit navraag bij enkele firma’s gaf de markt aan dat men vaak gespecialiseerd is één bepaald onderdeel van het project en men dus geen aanbod kan kon doen voor het geheel, zoals voorzien in het oorspronkelijke bestek. De interne klant heeft daarom het dossier herbekeken en beslist om de nieuwe opdracht op te splitsen in verschillende percelen. De plaatsingsprocedure zal daarom opnieuw opstarten met de opgenomen aanpassingen in de selectieleidraad en het bestek. De selectieleidraad en het bestek worden dan ook zo aangepast, voor deze heropstart van het nieuwe dossier is het noodzakelijk om deze nieuwe plaatsingsprocedure te laten goedkeuren door de gemeenteraad. De gunning bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling blijft behouden.

In de stad en de regio van Hasselt vinden bewoners en bezoekers, ongeacht hun afkomst, geaardheid, leeftijd, kunde of beperking, een duurzaam en kwaliteitsvol vrijetijdsaanbod.  
Het vrijetijdsaanbod speelt vooral in op de snel wijzigende leefpatronen van onze burgers, bezoekers & verenigingen. 

Daarnaast willen we als lokaal bestuur daarbij eveneens stappen zetten om niet enkel dit aanbod uit te breiden en afstemmen op veranderende noden, maar evenzeer de manier waarop we dit aanbod naar onze bewoners/bezoekers brengen optimaliseren. Door te zorgen voor een vlotte, efficiënte en gedigitaliseerde toenadering van ons vrijetijdsaanbod, zullen we als organisatie een grote stap voorwaarts zetten in onze klantgerichtheid.

Toelichting perceel 1 – Reservatieprocessen en ticketverkoop:

De scope van dit perceel is om reservatieprocessen (gidsen, zwembadbeurten, museumbezoeken, sportinfrastructuur, sportkampen, speelpleinen, …) en ticketverkoop te ondersteunen door een toekomstbestendige digitale oplossing die inzetbaar is binnen meerdere diensten van de directie Vrije Tijd en Toerisme, met inbegrip van noodzakelijke koppelingen met andere platformen van Groep Hasselt (voor boekhouding, aankoop- en voorraadbeheer, relatiebeheer, ,…)

De oplossing zal voorzien in een generiek proces van zoektocht naar info, (inloggen,) reserveren/inschrijven, betalen, bevestigen, (annuleren,) tot effectief plaatsvinden van de vrijetijds-activiteit met personalisaties specifiek aan de dienst, waar nodig.

De stad zet duidelijk in op digitalisering. Dit moet enerzijds de serviceverlening naar de burger ten goede komen, in dit geval alles wat met vrije tijd te maken heeft. Anderzijds moet het proces in de backoffice zo eenvoudig en makkelijk verlopen, met een centralisatie van gegevens in 1 systeem en maximale automatisatie.

In het kader hiervan wordt een overheidsopdracht in de markt geplaatst voor

• De aankoop én implementatie van nieuwe software voor:
  • Reservatieprocessen o.a.
    • Gidsen
    • Zwembadbeurten
    • Museumbezoeken
    • Sportinfrastructuur
    • Sportkampen
    • Speelpleinen
    • ..
  • Ticketverkoop 

ter vervanging van de bestaande oplossingen;

• Koppelingen vanuit de nieuwe software naar de bestaande applicaties voor boekhouding, aankoop- en voorraadbeheer, relatiebeheer, website&stadsapp, rapportering, Notula,  ...
• Operationele en management rapportering 

Toelichting perceel 2 - Evenementenbeheer:

De scope van dit perceel is om ook het evenementenbeheer van de aanbestedende overheid te ondersteunen door een toekomstbestendige digitale oplossing die flexibel is en inzet op een vlotte samenwerking tussen alle betrokken partijen in de organisatie van een evenement (dienst Vrije Tijd, interne en externe adviesverlenende diensten, CBS, ..), met inbegrip van noodzakelijke koppelingen met andere platformen van Groep Hasselt (voor boekhouding, meldingen en werkorders, GIPOD / Spotbooking ,…)

De evenementen-applicatie zal ertoe dienen om evenementendossiers in zijn volledigheid te kunnen afhandelen. Startend vanuit de aanvraag door de klant tot en met het plaatsvinden van het evenement.

De stappen daartussen moeten beheerd kunnen worden vanuit het systeem:

• Adviezen inwinnen bij andere diensten zowel intern als extern
• Welke adviezen zijn nodig? Dan worden die automatisch doorgestuurd naar de betrokken dienst of externe partij
• Vervolgens kan alles met één druk op de knop overgezet worden naar E-besluit voor goedkeuring door CBS (en/of GR)

De stad zet duidelijk in op digitalisering. Dit moet enerzijds de serviceverlening naar de burger ten goede komen, in dit geval alles wat met vrije tijd te maken heeft. Anderzijds moet het proces in de backoffice zo eenvoudig en makkelijk verlopen, met een centralisatie van gegevens in 1 systeem en maximale automatisatie.

Stad Hasselt wenst dan ook als aankoopcentrale voor Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt  overeenkomsten af te sluiten met dienstverleners en dit voor de digitalisering en automatisering van de diensten binnen het departement Vrije Tijd en Toerisme. Op vraag van Stad Turnhout wordt deze laatste ook opgenomen in het bestek als mogelijke afnemer, zonder aankoopverplichting.

In het kader van de opdracht “Aankoopcentrale Stad Hasselt  - Digitalisering en automatisering Vrije tijd en Toerisme” werd een bestek met nr. 2021-5003 opgesteld door de dienst aankopen in samenwerking met de betrokken diensten.

Deze opdracht is als volgt opgedeeld:

* Perceel 1 (Reservatieprocessen en ticketverkoop), raming: € 266.870,08 excl. 21% btw of € 322.912,80 incl. 21%.btw.

* Perceel 2 (Evenementenbeheer), raming: € 209.683,64 of € 253.717,20 incl. 21% btw.

De totale uitgave voor deze opdracht over de gehele looptijd wordt geraamd op € 476.553,72 excl. btw of € 576.630,00 incl. 21% btw. 

De percelen 1 en 2 worden afgesloten voor een duur van 12 maanden, nadien zijn ze jaarlijks stilzwijgend verlengbaar telkens voor een periode van 12 maanden, met een definitief einde uiterlijk 120 maanden na de gunning van de opdracht.

Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling.

De procedure wordt gevoerd in opeenvolgende fases waarbij het aantal te onderhandelen offertes geleidelijk verminderd wordt. In de eerste fase kunnen geïnteresseerde kandidaten een aanvraag tot deelneming indienen en zal er worden gekeken of zij voldoen aan de selectiecriteria die worden opgenomen in de selectieleidraad. Alle geselecteerde kandidaten worden in een 2de fase uitgenodigd om een offerte in te dienen.

Stad Hasselt treedt op als aankoopcentrale voor Stad Hasselt, OCMW Hasselt, AGB Stadsontwikkeling Hasselt en Stad Turnhout bij de gunning van de opdracht.

Op vraag van Stad Turnhout wordt deze laatste ook opgenomen in het bestek. Besturen die hun naam laten vermelden, kunnen later gebruik maken van de gunning zonder een eigen procedure te voeren. Er is geen enkele aankoopverplichting.

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investerings-  en exploitatiebudget van 2022 en volgende jaren.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) en artikel 57,en inzonderheid artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.