De verwerkingsovereenkomst is een verplichte stap om zich in orde te stellen met de GDPR en vereist geen bijkomende kosten.
De GDPR verplicht elke verwerkingsverantwoordelijke om overeenkomsten af te sluiten met de verwerkers waarop het een beroep doet.
Bestaande verwerkingsovereenkomsten die fundamentele wijzigingen kennen, worden vernieuwd.
De VVSG heeft één generiek sjabloon opgesteld voor de lokale besturen dat de basis vormt voor elke verwerkingsovereenkomst. Dit model is gebaseerd op het sjabloon van de ‘Juridische werkgroep GDPR’ van de Vlaamse overheid en werd doorsproken met een aantal belangrijke verwerkers en informaticaleveranciers van de lokale besturen.
De stad en het OCMW van Hasselt gebruiken het sjabloon van de VVSG als basis voor hun verwerkingsovereenkomst.
De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming, AVG);
Artikel 28 lid 3 van de AVG stelt dat de uitvoering van verwerkingen door een verwerker moet worden geregeld in een overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker: de verwerkingsovereenkomst;
De Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens;
De verwerkingsactiviteit bestaat uit het ondersteunen van het gemeentelijke proces voor vergunnen van innames van het openbaar domein en evenementen, en toegangsvergunningen. Burgers of aannemers voeren informatie in in een online webformulier voor het aanvragen van de vergunning. Deze gegevens worden automatisch opgeslagen en bewaard. De verwerker zorgt ervoor dat deze gegevens via een online toepassing beschikbaar zijn voor de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke.
De gemeenteraad keurt de verwerkingsovereenkomst met Geosparc voor beheer van inname openbaar domein via het softwareprogramma Spotbooking, goed.