De kredieten voor deze ontvangsten zijn voorzien op:
Jaarlijkse subsidie
Eenmalige subsidie indien BHL intekent op het RFID-automatiseringsproject
De kredieten voor deze uitgave zijn voorzien op:
Bedrag: 28.200,00 euro
Volgnummer: MJP002840
Algemene rekeningnummer: 61530000
Actienummer: AC000653
Beleidsbudget
Eenmalige subsidie indien BHL intekent op het RFID-project
1. Eerdere convenanten (2008 - 2019)
In 2008 sloot de stad Hasselt voor het eerst een convenant met Vlaanderen voor de subsidiëring en ondersteuning van een bibliotheekwerking in de gevangenis op het Hasseltse grondgebied voor de beleidsperiode 2009 - 2013. Dit convenant werd verlengd voor de beleidsperiode 2014 - 2019. Beide convenanten werden afgesloten in het kader van het Participatiedecreet.
2. Princiepsgoedkeuring convenant 2020 - 2025
Het huidige convenant liep af op 31 december 2019. In haar zitting d.d. 10 oktober 2019 ging het college van burgemeester en schepenen principieel akkoord met het 'ontwerp convenant tussen de Vlaamse Gemeenschap en de stad Hasselt, met betrekking tot de bibliotheekwerking in de gevangenis van Hasselt in het kader van het participatiedecreet' voor de beleidsperiode 2020 - 2025 (zie gekoppeld besluit 2019_CBS_03348). Het ondertekende princiepsakkoord werd als bijlage toegevoegd aan dit besluit.
3. Convenant 2020 - 2025
Op 26 maart 2020 ontving BHL van Vlaanderen een kennisgeving (zie bijlage), samen met het definitieve convenant en bijhorende bijlages. Het convenant en al haar bijlages (A t.e.m. E) werden als één document toegevoegd aan dit besluit. Uit de kennisgeving blijkt dat het hele dossier m.b.t. de gevangenisbibliotheekwerking bestaat uit drie onderdelen:
4. Subsidiebedrag
Voor de gevangenisbibliotheekwerking ontvangt de stad Hasselt een subsidie van Vlaanderen die de personeelsinzet en werkingskosten volledig dekt. Voor de periode 2020 - 2025 ontvangt de stad Hasselt jaarlijks het subsidiebedrag van 28.200,00 euro.
BHL vraagt het bestuur van de stad Hasselt om akkoord te gaan met de vernieuwing van het convenant met Vlaanderen en om akkoord te gaan met de onderhandeling en opmaak van een vernieuwde afsprakennota en om een eenmalige RFID-subsidie aan te vragen op voorwaarde van de positieve uitkomst van het onderzoek naar de wenselijkheid en de uitvoerbaarheid (timing) van het project.
Tenslotte wenst BHL de volgende punten op te merken:
Bibliotheek Hasselt Limburg (BHL) verzorgt de gevangenisbibliotheekwerking vanuit haar drieledige opdracht als openbare bibliotheek, wetenschappelijke bibliotheek en erfgoedbibliotheek. In het kader van haar gemeenschapsvormende, gemeenschapsversterkende en doelgroepsgerichte aanbod onder de noemer "Bib voor iedereen" wordt de bestaande bibliotheekwerking in de gevangenis vanaf 1 januari 2020 gecontinueerd voor de volgende beleidsperiode.
Zoals vermeld bestaat de vernieuwing van het convenant met Vlaanderen uit drie onderdelen. De onderdelen worden hier niet in de volgorde waarin zij in de bijlage zitten besproken, maar in de chronologische volgorde, d.w.z. wanneer zij respectievelijk moeten worden ingediend voor goedkeuring.
1. Het vernieuwde convenant (bijlage A)
Dit vernieuwde convenant bevat geen fundamentele wijzigingen ten aanzien van het vorige convenant. Dit convenant zal worden afgesloten voor de beleidsperiode 2020 - 2025. Gedurende deze periode ontvangt BHL jaarlijks een subsidiebedrag van 28.200,00 euro van Vlaanderen. Dit bedrag dekt de werkzaamheden die verbonden zijn aan de opdracht volledig, d.w.z.
Het bestuur heeft ervoor gekozen om deze inkomsten uit te geven aan de collecties van de bibliotheek. Deze inkomsten waren al voorzien voor het project "583: collectiebeleidsplan gevangenisconvenant" in ORBA en worden uitgegeven aan de collecties van de gevangenisbibliotheek.
2. de afsprakennota met de gevangenis van Hasselt (bijlages C en D)
Een van de verplichte voorwaarden verbonden aan het convenant is dat er een afsprakennota wordt afgesloten tussen de stad Hasselt en de gevangenis. Tijdens de vorige beleidsperiode 2014 - 2019 formuleerde het departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) een aantal beleidsaanbevelingen op basis van een evaluatie van deze werkingsperiode. Deze adviezen werden opgenomen bij het convenant als bijlage D. Deze adviezen kunnen helpen bij de opmaak van de afsprakennota die met de gevangenis van Hasselt moet worden afgesloten. Zoals voorzien in het convenant (bijlage A) moet de afsprakennota tussen de stad Hasselt en de gevangenis van Hasselt voor 30 juni 2020 ter goedkeuring aan het departement CJM worden bezorgd.
Dat houdt in dat BHL in de periode 26/05/2020 - 29/06/2020 de afsprakennota zal opstellen en onderhandelen met de gevangenis en zal bespreken met dhr. Hugo Cuyvers, departemensthoofd Vrije Tijd, en dhr. Habib El Ouakili, schepen voor BHL.
Na de goedkeuring van het departement CJM, zal deze afsprakennota ter goedkeuring en ondertekening aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad van de stad Hasselt worden voorgelegd in de loop van het najaar. Vervolgens zal de afsprakennota als addendum worden toegevoegd aan het convenant.
3. Eenmalige RFID-automatiseringssubisidie (bijlages B en C)
Om de werking en dienstverlening van de gevangenisbibliotheken te optimaliseren voor de gebruikers en het personeel biedt de Vlaamse minister bevoegd voor cultuur de stad Hasselt een éénmalige RFID-automatiseringssubsidie van maximaal 31.250,00 euro aan.
Het implementeren van RFID-technologie houdt in dat de gebruikers van de gevangenisbibliotheek zelf hun materialen zullen kunnen uitlenen en innemen via uitleen- en innamestations in de gevangenisbibliotheek. Met het voorgestelde subsidiebudget wordt de benodigde apparatuur aangekocht:
De personeelsinzet die nodig is om dit project te lanceren (0,5 VTE voor de periode 2020 - 2022) zit echter niet vervat in dit subsidiebedrag. Het onderzoek dat wordt uitgevoerd naar de wenselijkheid en de uitvoerbaarheid van het RFID-project in de maand mei 2020 zal in meer detail ingaan op deze punten.
De implementatie van het RFID-project volgt de timing van het Eengemaakt Bibliotheek Systeem (EBS). Het EBS vervangt de Provinciale Bibliotheeksystemen (PBS), die werden stopgezet als gevolg van de vernieuwde taakstelling en gewijzigde financiering van de provincies. Deze bibliotheeksystemen verzorgen de geautomatiseerde uitbouw van de bibliotheekcollecties, de lenersadministratie en circulatie. Gedurende de periode 2019 - 2022 zullen alle Vlaamse bibliotheken migreren van het PBS naar het EBS. De provincie Limburg ging als eerste over naar het EBS. BHL maakte de overgang in maart 2019 (zie gekoppeld besluit 2019_CBS_00911). Dat betekent dat BHL voldoet aan de eis om te mogen intekenen op dit project.
BHL wenst onder voorbehoud en na een positief resultaat van het wenselijkheids- en haalbaarheidsonderzoek deel te nemen aan dit RFID-automatiseringsproject om zo de werking van en de dienstverlening in de gevangenisbibliotheek te optimaliseren. Concreet houdt dit in dat als BHL deelneemt aan dit project, dat er een addendum moet worden ondertekend dat wordt toegevoegd aan het convenant. De uitbetaling van de bovenvermelde subsidie zal in fases gebeuren. Vlaanderen is momenteel nog volop bezig met de kostenberekening en zal de definitieve informatie in loop van komende maanden aan BHL bezorgen. Zodra BHL de definitieve kosten kent, legt de bibliotheek het addendum ter goedkeuring aan het bestuur voor. De door Vlaanderen gestipuleerde deadline voor de ondertekening van het addendum is 1 september 2020. Daar er echter tijdens de zomermaanden geen gemeenteraden in Hasselt plaatsvinden, verschuift deze datum voor BHL naar 1 oktober 2020.
Voor de RFID-automatisering van de gevangenisbibliotheekwerking voorziet het departement CJM een gefaseerde instap gespreid over de periode 2020 - 2025. Hieronder wordt een overzicht van de timing gegeven:
BHL vraagt daarom aan het bestuur van de stad Hasselt om de bestaande bibliotheekwerking in de Hasseltse gevangenis te continueren en akkoord te gaan met:
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018, Titel II, hfdst. 3
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
De gemeenteraad keurt de inhoud, timing en ondertekening van het vernieuwde convenant voor de periode 2020 - 2025 goed.
De gemeenteraad keurt het opstellen en onderhandelen van een afsprakennota met de gevangenis op basis van de beleidsaanbevelingen in de periode 26/05/2020 - 29/06/2020 goed.
De gemeenteraad keurt de voorwaardelijke deelname van BHL na de positieve uitkomst van het wenselijkheids- en haalbaarheidsonderzoek aan het RFID-automatiseringsproject, waarbij BHL eenmalig maximaal 31.250,00 euro subsidie kan ontvangen en waarvoor een addendum bij het convenant in het najaar ter goedkeuring en ondertekening aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad zal worden voorgelegd goed.