In januari heeft het managementteam een voorstel tot afsprakennota opgemaakt. Deze werd in verschillende fasen besproken met het bestuur en aangepast om te komen tot een tekst waarover een gezamenlijke consensus over bestaat.
De afsprakennota werd op 03-04-2019 goedgekeurd door het managementteam (versie 5.01).
De afsprakennota is een cruciaal document dat bijdraagt aan een succesvolle samenwerking tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie.
Het DLB vormt de juridische basis voor deze afsprakennota en de hierin vervatte inhoud, en meer bepaald volgende artikels.
Art. 56 §3. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor:
13° het afsluiten van een afsprakennota als vermeld in artikel 171, §2.
Art. 84 §3. Het vast bureau is bevoegd voor:
10° het afsluiten van een afsprakennota als vermeld in artikel 171, §2.
Art. 170. De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Hij staat aan het hoofd van het personeel van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en hij is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. De algemeen directeur kan de uitoefening van het dagelijkse personeelsbeheer toevertrouwen aan andere personeelsleden.
De algemeen directeur rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau en aan het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Art. 171. §1. De algemeen directeur staat in voor de werking van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de voorbereiding, de uitvoeringen de evaluatie van het beleid. De algemeen directeur gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, al naargelang van hun respectieve bevoegdheden, tenzij het anders bepaald is in de afsprakennota, vermeld in paragraaf 2.
De algemeen directeur staat in voor het organisatiebeheersingssysteem, overeenkomstig artikel 217 tot en met 220.
§2. Ten minste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad sluit de algemeen directeur mede namens het managementteam een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen, met de burgemeester, met het vast bureau, met de voorzitter van het vast bureau, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst over de wijze waarop de algemeen directeur en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst en de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
In de afsprakennota wordt bepaald op welke wijze de algemeen directeur de bevoegdheden uitoefent die aan hem zijn gedelegeerd door het college van burgemeester en schepenen overeenkomstig artikel 57 en door het vast bureau overeenkomstig artikel 85.
§3. De algemeen directeur bereidt de zaken voor die aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan de raadscommissies, aan het college van burgemeester en schepenen, aan de burgemeester, aan het vast bureau, aan de voorzitter van het vast bureau, aan het bijzonder comité voor de sociale dienst en aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden voorgelegd.
§4. De algemeen directeur zorgt in overleg met het managementteam voor de opmaak van:
1° het voorontwerp van het organogram;
2° het voorontwerp van de rechtspositieregeling van het personeel;
3° het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering;
4° de inventaris.
Art. 172. De algemeen directeur woont de vergaderingen bij van de gemeenteraad, van de raad voor maatschappelijk welzijn, van het college van burgemeester en schepenen, van het vast bureau, van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Hij kan de vergaderingen van de raadscommissies bijwonen.
De algemeen directeur adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, de burgemeester, het vast bureau, de voorzitter van het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de vermeldingen die de regelgeving voorschrijft in de beslissingen worden opgenomen.
Art. 179. De gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de gemeente bedient, hebben een gemeenschappelijk managementteam.
Met behoud van de toepassing van het derde lid, bestaat het managementteam uit de algemeen directeur, de adjunct algemeen directeur, de financieel directeur en alle andere leden die geen mandataris zijn en waarvan de deelname aan het managementteam nuttig wordt geacht voor het functioneren van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
De burgemeester, of de door hem aangewezen schepen, maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam.
Art. 180. Het managementteam vergadert geregeld onder het voorzitterschap van de algemeen directeur, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220.
Art. 181. Het managementteam ondersteunt de coördinatie van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. Het managementteam bewaakt de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, alsook de interne communicatie, overeenkomstig het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 217 tot en met 220.
Art. 217. Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Art. 218. Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Art. 219. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Art. 220. Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.
Het college van burgemeester en schepenen keurde de afsprakennota in bijlage goed (versie 5.02).
De gemeenteraad neemt kennis van de afsprakennota in bijlage (versie 5.02).