Binnen het EBS verwacht BHL dat haar inkomsten van lidgelden en telaatgelden hoger zullen liggen dan binnen het PBS. Daar 2018 en 2019 overgangsjaren waren en zijn, zouden de cijfers van deze werkingsjaren een vertekend beeld geven. Er kan pas een concrete inschatting van de inkomsten van lidgelden en telaatgelden worden gemaakt vanaf 2020, wanneer EBS al een jaar draait.
De inkomsten van BHL worden op de volgende budgetten beheerd:
Vestiging Dusart:
Vestiging Kuringen:
In 2004 startten de provincies met de uitbouw van de provinciale bibliotheeksystemen (PBS). Via PBS werd een geautomatiseerd systeem voor de uitbouw van collecties, lenersadministratie en circulatie uitgebouwd.
Als gevolg van de afslanking van de provincies werden de provinciale bibliotheeksystemen op 1 januari 2018 in opdracht van de Vlaamse overheid overgedragen aan Cultuurconnect vzw.
In de periode 2018 – 2022 zullen de provinciale bibliotheeksystemen stapsgewijs per provincie vervangen worden door en geïntegreerd worden in de eengemaakte bibliotheeksystemen (EBS). De Limburgse openbare bibliotheken migreren als eerste naar het EBS in 2019.
BHL migreerde tussen 20 maart 2019 – 25 maart 2019 naar het EBS.
In haar zitting d.d. 7 maart 2019 keurde het CBS het plan van aanpak van BHL goed en nam kennis van de administratieve gevolgen van het EBS, m.n. de overeenkomst die met Cultuurconnect wordt afgesloten i.k.v. het EBS enerzijds; en het nieuwe gebruikersreglement en het bijhorend retributiereglement van BHL anderzijds (zie gekoppeld besluit 2019_CBS_00911).
De inhoud en modaliteiten van de overeenkomst die wordt afgesloten met Cultuurconnect zijn momenteel nog in onderhandeling. De samenwerkingsovereenkomst wordt later dit jaar ter goedkeuring voorgelegd aan de GR.
Via deze nota vraagt BHL de goedkeuring van de GR voor:
BHL stelde het nieuwe gebruikersreglement en het bijhorende retributiereglement op in samenwerking met de betrokken stadsdiensten, de dienst Financiën, en Karin Vos, Data Protection Officer van Interleuven.
De bijhorende privacyverklaring waarnaar wordt verwezen in het gebruikersreglement wordt actueel gehouden op de website van de BHL.
1. Nieuw gebruikersreglement
Het nieuwe EBS zorgt voor een innovatie en verdere digitalisering van het Vlaamse bibliotheeklandschap. Op deze manier kunnen bibliotheken meer kostenefficiënt werken en een betere dienstverlening bieden aan bibliotheekgebruikers.
De omschakeling naar het nieuwe bibliotheeksysteem betekent dat BHL een nieuw gebruikersreglement kan opstellen, waarin een aantal inhoudelijke en vormelijke wijzigingen ten opzichte van het vorige reglement worden doorgevoerd. Tevens is er een tekstuele uitbreiding voorzien inzake de vigerende regelgeving rond de GDPR.
a. Inhoudelijke wijzigingen
- Hasselaren
- Structurele partners van BHL, zoals de Limburgse instellingen voor hoger onderwijs (UHasselt, PXL en UCLL)
- Onderwijs - jeugdwerking: onderwijzend personeel en begeleiders uit erkende maatschappelijke instellingen
In het PBS kon de bibliotheekgebruiker gebruik maken van een systeem van kredietopbouw waarbij men pas vanaf 5,00 euro hoefde te betalen. Binnen het EBS dienen openstaande bedragen, zoals telaatgeld, reservatiekosten, ..., onmiddellijk te worden betaald. Leners kunnen geen gebruik meer maken van de dienstverlening van BHL totdat alle openstaande bedragen zijn betaald.
Voor openstaande bedragen vanaf 5,00 euro ontvangt de bibliotheekgebruiker een jaarlijkse registratienota en wordt verzocht de gemaakte kosten te vereffenen.
Bij beschadiging of verlies van de door de bibliotheekgebruiker uitgeleende collectiematerialen, ontvangt de bibliotheekgebruiker een materiaalvergoedingsnota en wordt verzocht de kosten te vereffenen.
b. Vormelijke wijzigingen
Mede als gevolg van de inhoudelijke aanpassingen aan het gebruikersreglement onderging een aantal artikels vormelijke aanpassingen, zoals een wijzing van volgorde en/of een verduidelijking van de omschrijving.
c. Uitbreiding m.b.t. GDPR
Het artikel rond de bescherming van de persoonlijke levenssfeer werd uitgebreid met de privacyverklaring van de stad Hasselt i.k.v. de vigerende GDPR-regelgeving.
Om het nieuwe gebruikersreglement conform aan de nieuwe privacywetgeving te maken, heeft BHL advies ingewonnen bij en samengewerkt met Karin Vos, DPO van Interleuven. De privacyverklaring van BHL waarnaar wordt verwezen in het gebruikersreglement is de versie d.d. 25 mei 2018. Er zullen nog wijzigingen worden toegebracht aan deze privacyverklaring conform de afspraken die worden gemaakt in de samenwerkingsovereenkomst i.k.v. het EBS met Cultuurconnect vzw. Deze overeenkomst is momenteel nog in onderhandeling. De definitieve versie wordt op een latere datum ter goedkeuring voorgelegd aan de GR.
2. Retributiereglement
Naast een nieuw gebruikersreglement voert BHL ook een nieuw retributiereglement in. De tarieven die BHL hanteert worden weergegeven in dit reglement (zie bijlage). Het retributiereglement werd opgesteld door de dienst Financiën in nauwe samenwerking met BHL.
De drempel voor lidmaatschap en basisdiensten is laag. Verloren materialen, beschadigde materialen of materialen die te laat worden teruggebracht dienen vergoed te worden in functie van de maatschappelijke opdracht van BHL.
De gemeenteraad keurt het nieuwe gebruikersreglement van Bibliotheek Hasselt Limburg goed.
De gemeenteraad keurt het nieuwe retributiereglement van Bibliotheek Hasselt Limburg goed.